Bạn có phải là một người yêu thích các con số?
Ngay cả khi bạn là một người yêu thích các con số, số lượng hàng tồn kho mà bạn tính toán được trên sổ sách và số lượng hàng tồn kho trong thực tế khó có sự trùng khớp.
Nhưng trên thực tế, số lượng này có thể ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh của bạn. Bạn cần biết bạn cần bao nhiêu sản phẩm để tránh việc hết hàng và đảm bảo khách hàng nhận được hàng của bạn vì có thể họ đang cần sản phẩm gấp.
Nhờ việc đối chiếu với kho hàng, bạn có thể nhận ra sự khác biệt giữa số lượng hàng hóa trên giấy tờ và số lượng hàng hóa thực tế có trong kho của bạn, sau đó điều chỉnh số lượng cho đúng. Đây là một trong những bước quan trọng để đảm bảo số lượng hàng tồn kho khi cần và sản phẩm đó có mặt tại các điểm bán.
Nếu bạn đang không chắc chắn về việc đối chiếu hàng tồn kho được thực hiện như thế nào? Chúng tôi sẽ đưa ra các biết chính xác nhất để thực hiện nó trong bài viết dưới đây, giúp bạn kiểm soát việc này dễ dàng.
Đối chiếu hàng tồn kho là gì?
Đối chiếu hàng tồn kho là quá trình so sánh số lượng hàng hóa tồn kho thực tế với số liệu được ghi nhận trên giấy tờ, báo cáo. Đây là một quá trình quan trọng vì giúp bạn giảm được việc hết sạch hàng tồn và lí giải cho việc vì sao có sự chênh lệch số lượng.
Việc đối chiếu hàng tồn kho chính xác và kịp thời nên được thực hiện thường xuyên để đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho luôn được chú ý đến.
Cách đối chiếu hàng tồn kho: quy trình 5 bước
Việc đối chiều hàng tồn kho không chỉ đơn giản là nhìn số liệu trên giấy tờ và cần khớp với số lượng trong thực tế. Có rất nhiều lí do tại sao có sự khác nhau này giữa các số liệu và điều quan trọng là cần làm là thực hiện đúng quy trình các bước để tìm được lí do tại sao
Dưới đây là năm bước cơ bản giúp bạn đối chiều hàng tồn kho, dù bạn có kiểm hàng bằng bảng biểu thực tế hay là tự động.
Bước 1: Kiểm tra số lượng hàng tồn kho thực tế
Điều duy nhất bạn có thể chắc chắn là số lượng hàng hóa thực tế trên các kệ hàng.
Trước khi nhìn vào các bản sao số liệu, bạn nên kiểm tra số liệu hàng hóa trong kho. Bạn cần dành một ngày thậm chí lâu hơn để có thể kiểm kê từng đơn vị hàng hóa.
Bước này rất quan trọng bở vì có thể ai đó đếm sai hoặc nhập sai số liệu thì có thể tất cả số liệu của bạn ngay từ khi bắt đầu. Thêm vào đó, việc kiểm kho trực tiếp cũng có thể ra số lượng ít hơn so với sổ sách của bạn vì hàng hóa tồn kho của bạn có thể chia ra ở nhiều địa điểm.
Đếm kĩ số lượng hàng tồn vì bạn sẽ cần con số gần chính xác nhất có thể để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 2: So sánh số lượng thực tế với số liệu trên báo cáo tồn kho
Khi bạn đã nắm được số lượng tồn kho thực tế, so sánh với số liệu tồn tại trên báo cáo. Bạn cần xác nhận rằng những con số này tương ứng với sự tồn tại thực tế của từng sản phẩm trên kệ của bạn.
Trong quá trình này, bạn sẽ nhận thấy nếu có sự khác biệt tồn tại. So sánh sự khác nhau giữa số lượng hàng tồn kho thực tế đã được kiểm kê với số lượng hàng tồn kho được quản lý có thể nhìn ra nhiều vấn đề như:
- Thiếu báo cáo, giấy tờ
- Lỗi trong khâu quản lý con người
- Lỗi thuật toán/ tính toán sai
- Các mặt hàng chưa được niêm yết
- Các mặt hàng phế liệu (vật liệu không thể sử dụng được bán hết)
- Gian lận từ phía nhà cung cấp
- Các mặt hàng không thuộc sở hữu của khách hàng hay nhà cung cấp
Bạn sẽ cần phải kiểm tra một lượt toàn bộ để có thể xác định vấn đề nằm ở đâu, ghi chú nguyên nhân sai sót, nguyễn nhân sai sót và điều chỉnh quy trình, hồ sơ cần thiết.
Bước 3: Xem xét giao hàng / lô hàng tồn kho kể từ lần đối chiếu cuối cùng
Nếu trước đó bạn đã tiến hành đối chiếu kho thì sau đó bạn sẽ muốn nhìn lại để xem liệu có bất kỳ sự khác biệt nào được tìm thấy, điều đó có thể giải thích sự chênh lệch về số lượng trong quá trình đối chiếu này hay không.
Kiểm tra sổ sách giao hàng và lịch sử bán hàng của bạn để xem có điều gì bị bỏ sót không. Thông thường, bạn sẽ thấy rằng nó xuất phát từ một lỗi toán học đơn giản hoặc số tồn kho được ghi chép sai.
Các sổ sách khác như biên lai bán hàng hoặc giao hàng, có thể xác nhận điều này. Nếu không có sổ sách nào khác để giải thích sự chênh lệch, nguyên nhân có thể là do trộm cắp hoặc gian lận.
Bước 4: Kiên định hơn với sự chênh lệch
Hy vọng rằng bạn sẽ tìm ra nguyên nhân rõ ràng của sự chênh lệch. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ tạo một “bản báo cáo đối chiếu hàng” giải thích sự chênh lệch (nếu bạn có thể) và ghi đè số liệu cũ của bạn. Điều này có thể được thực hiện trong bảng tính, như Excel hoặc với hệ thống theo dõi hàng tồn kho.
Nếu bạn không thể tìm ra nguyên nhân trực tiếp của sự chênh lệch, bạn có thể muốn thảo luận thêm với nhóm của mình. Nếu bạn đã dùng hết tất cả các phương pháp và không thể tìm ra lý do đằng sau sự chênh lệch, bạn vẫn cần điều chỉnh sổ sách của mình để khớp với số lượng mặt hàng thực tế trong kho của bạn và cuối cùng coi đó là hàng bị mất.
Bước 5: Kiểm soát hàng tồn kho của bạn một cách nhất quán
Đối chiếu hàng tồn kho chỉ có tác dụng nếu bạn đang kiểm tra hàng tồn kho của mình một cách nhất quán. Làm như vậy sẽ dẫn đến các con số chính xác hơn theo thời gian và giảm thiểu sự hao hụt hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tiền về lâu dài.
Lập lịch đối chiếu hàng tồn kho định kỳ dựa trên những gì tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Chúng có thể tốn thời gian, vì vậy bạn sẽ cần phải tính đến việc chậm hay ngừng bán hàng và cả tiền lương của nhân viên.
3 phương pháp để thực hiện kiểm soát hàng tồn kho
Bạn có ba lựa chọn chính khi nói đến tần suất bạn tiến hành kiểm soát hàng tồn kho. Hai trong số các lựa chọn yêu cầu kiểm tra hàng tồn kho của bạn định kỳ. Lựa chọn còn lại liên quan đến việc kiểm soát mà không có kế hoạch, điều này không được khuyến khích.
1. Kiểm tra hàng tồn kho theo mùa
Phương pháp này có nghĩa là bạn phải kiểm tra hàng tồn kho mỗi mùa, dựa trên nhu cầu.
Giả sử bạn đã bán máy điều hòa không khí. Trong trường hợp này, bạn sẽ kiểm tra vào mùa xuân (để đảm bảo có hàng tồn kho cho mùa hè) và đối với máy sưởi, bạn sẽ kiểm tra vào mùa thu (để đảm bảo hàng tồn kho cho mùa đông). Bằng cách này, bạn có thể dự đoán các xu hướng trong tương lai, điều chỉnh số lượng đặt hàng lại của mình và xác định chính xác điểm tái đặt hàng.
2. Phương pháp ABC
Phương pháp ABC liên quan đến việc ưu tiên kiểm soát dựa trên giá trị và số lượng bán hàng. Phương pháp này đảm bảo ưu tiên hàng tồn kho chiếm phần lớn doanh thu. Mỗi công ty thực hiện phương pháp ABC hơi khác nhau và tỷ lệ hàng tồn kho trong mỗi danh mục có thể khác nhau, nhưng đối với hầu hết các doanh nghiệp, nó được chia nhỏ như sau:
| Danh mục hàng hoá | % số lượng | % giá trị |
| Nhóm A | 20% | 80% |
| Nhóm B | 30% | 15% |
| Nhóm C | 50% | 5% |
Các mặt hàng được phân loại trong nhóm A nên có sự kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ nhất và việc đặt hàng lại phải thường xuyên hơn, trong khi các mặt hàng trong nhóm C có rủi ro thấp nhất.
Bí quyết ở đây là ưu tiên điều chỉnh hàng tồn kho bằng cách bắt đầu với những sản phẩm có tác động cao nhất đến doanh thu. Một số doanh nghiệp sử dụng các tiêu chí khác như chi phí đơn vị (unit cost), thời gian sản xuất của nhà cung cấp và nhu cầu của khách hàng.
3. Kiểm tra ngẫu nhiên
Phương pháp ngẫu nhiên là khi bạn kiểm soát hàng tồn kho bất cứ khi nào nó phù hợp nhất với bạn. Đó có thể là hai lần một năm, một lần một năm hoặc mỗi tuần. Có một lịch trình đã định đảm bảo việc kiểm tra được thực hiện một cách kịp thời.
3PL cải thiện quản lý hàng tồn kho
3PL cải thiện việc quản lý tất cả hàng tồn kho cho các cửa hàng thương mại điện tử theo nhiều cách khác nhau.
Bạn không chỉ chuẩn bị tốt hơn cho những trường hợp bất ngờ mà còn có thể dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai dựa trên dữ liệu hiện có, tránh việc bị hết hàng, giúp cho khách hàng của bạn hài lòng và tiết kiệm tiền bằng cách không phải giữ hàng tồn kho của bạn hoặc mất doanh số bán hàng do các vấn đề thực hiện đơn hàng.
Kết luận
Kiểm soát hàng tồn kho kịp thời và chính xác là điều cần thiết nếu bạn muốn nắm được số lượng hàng tồn kho. Có nhiều lợi ích khi tiến hành kiểm tra hàng tồn kho một cách thường xuyên, bao gồm tiết kiệm tiền, ngăn ngừa trộm cắp và đảm bảo rằng khách hàng của bạn có được sản phẩm họ muốn.
Bạn có thể đọc thêm về quản lý hàng tồn kho tại:
>> https://blog.boxme.asia/vi/loi-ich-va-cach-quan-ly-du-bao-hang-ton-kho/
>> https://blog.boxme.asia/vi/lua-chon-hau-can-toi-uu-luu-kho-hoan-tat-don-hang/
>> https://simerp.io/blog/quan-ly-hang-ton-kho/
Nguồn: ShipBob
Về Boxme: Boxme là mạng lưới dịch vụ hậu cần hỗ trợ thương mại điện tử hàng đầu Đông Nam Á, giúp người dùng triển khai các chiến dịch bán hàng online xuyên biên giới theo cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí nhất.
