Trong thời gian vừa qua, các sàn TMDT tiến hành thay đổi chính sách thường xuyên và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng rất nhiều so với các chính sách công bố của Boxme. Việc này dẫn tới chi phí vận hành để giải quyết các đơn hàng đến hạn gia tăng nhanh chóng, rủi ro về tổ chức nguồn lực thực hiện đơn hàng.
Chúng tôi đã nỗ lực thực hiện các thay đổi lớn trong vận hành nhằm đáp ứng yêu cầu của các sàn TMDT và kế hoạch bán hàng của nhà bán:
- Mở rộng các trung tâm hậu cần và số lượng bàn đóng gói.
- Thay đổi quy trình đóng gói và xử lý đơn hàng.
- Thay đổi giờ làm việc từ 22h-18h nhằm giải quyết sớm đơn hàng.
Tuy nhiên, sự ổn định cần có thêm thời gian và sự đồng hành của các nhà bán hàng.
Kể từ 22/09/2024 chúng tôi thay đổi thời gian cam kết xử lý theo chỉ tiêu của sàn TMDT thay cho các cam kết trước đây. Các chỉ số trên hệ thống cũng sẽ cập nhật theo hạn xử lý đơn của sàn TMDT. Đối với các kênh bán website brand chúng tôi áp dụng hạn xử lý tương tự với sàn đối với ngày thường và tối đa 72h với ngày campaign.
Ngoài ra, một số quy định mới trong vận hành với nhà bán hàng cũng được áp dụng như sau:
- Các khách hàng được yêu cầu chủ động gửi kế hoạch bán hàng trong các trường hợp sau:
- Số lượng đơn dự kiến phát sinh vào ngày sale mid-month, ngày pay-day và brand-day trước 3 ngày.
- Số lượng đơn dự kiến phát sinh vào Double-day trước 7 ngày.
- Các khách hàng vận hành đơn với Shopee được yêu cầu mua gói Superpi cơ bản đến nâng cao (bắt buộc).
- Hạn chế hoặc ngừng nhận hàng nhập kho với các ngày campaign theo quy định trên hệ thống. Khách hàng sẽ không đặt được lịch nhập kho vào các ngày diễn ra chiến dịch.
- Đối với kênh bán Tiki, chúng tôi tạm ngừng phục vụ kết nối mới kể từ 15.09.2024 do sản lượng thấp và API kết nối sàn thường xuyên có sự cố, quy trình vận hành của sàn không phù hợp.
- Các phiên livestream, flashsale có lượng đơn phát sinh lớn vượt giới hạn (OHL) cần gửi kế hoạch trước khi diễn ra.
Để gửi kế hoạch đơn phát sinh định kỳ quý khách hàng có thể gửi theo đường dẫn dưới đây và chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng 24-48h làm việc.
Chú ý: Khách hàng cần đăng ký tài khoản Lark để gửi thông tin cho chúng tôi.
Chúng tôi sẽ thực hiện một số biện pháp sau để ngăn chặn các sự cố phát sinh do sản lượng bán hàng vượt kế hoạch mà không nhận được thông tin từ phía khách hàng.
- Thu phụ phí phát sinh các ca làm việc nhằm giải quyết các đơn hàng nằm ngoài kế hoạch hoặc từ chối nếu không có khả năng đáp ứng.
- Cài đặt hạn mức xử lý đơn tối đa (OHL) với ngày thường (BAU) và ngày sales cho từng khách hàng nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ chung với các khách hàng khác đã tuân thủ chính sách và phối hợp vận hành.
- Các trường hợp gửi kế hoạch sản lượng vượt quá 20% thực tế phát sinh, chúng tôi có thể thu phụ phí do việc nguồn lực dư thừa. Việc đăng ký sản lượng cần có sự phối hợp chặt chẽ các bộ phận trong công ty và cập nhật kịp thời cho Boxme tối thiểu trước 24h trong trường hợp thay đổi giảm.
- Tự động áp dụng chuyển đổi đơn thông thường sang chế độ đơn ưu tiên xử lý nếu đơn hàng đẩy sau 15h nhưng có hạn xử lý trong ngày làm cùng ngày làm việc. Chi phí dịch vụ cộng thêm sẽ được áp dụng trong trường hợp này theo hợp đồng (overselling).
Bảng phụ phí cho đơn hàng ngoài kế hoạch được áp dụng cho các đơn phát sinh ngoài dự kiến nhưng phải ưu tiên xử lý trong ngày hoặc thực tế đơn hàng phát sinh ít hơn so với kế hoạch từ 20% trở nên gây lãng phí nguồn lực được áp dụng như sau:
- Áp dụng phụ phí như đơn ưu tiên (priority) theo hợp đồng đối với trường hợp đơn phát sinh vượt kế hoạch nhưng phải ưu tiên xử lý trong ngày và được sự đồng ý của nhà bán.
- Áp dụng phụ phí bằng phí xử lý các đơn tiêu chuẩn 2.500VND/đơn hàng cho các trường hợp thực tế đơn phát sinh ít hơn kế hoạch từ 20% trở nên gây lãng phí nguồn lực thuê ngoài. Boxme giữ quyền áp dụng trong trường hợp này cho toàn bộ đơn hàng hoặc một phần.