Hàng tồn kho chiếm một tỉ trọng không hề nhỏ trong khối tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh và lưu thông của doanh nghiệp. Vì vậy, công tác quản lí tồn kho vô cùng quan trọng trong các hoạt động quản lí hàng hóa. Có nhiều phương pháp quản lí tồn kho hiệu quả, trong đó phổ biến và được sử dụng nhiều nhất là phân tích ABC và phân tích XYZ.
Phương pháp quản lí tồn kho bằng phân tích ABC và XYZ được thiết kế để xem xét và điều chỉnh từng mặt hàng có mã sản phẩm khác nhau, được gọi là mã lưu trữ hàng hóa (Stock-keeping units – SKUs).
Phân tích ABC: Xác định giá trị hàng hóa
Phương pháp phân tích tồn kho ABC xác định mức độ quan trọng của hàng hóa và quy định từng cấp độ quan trọng khác nhau, từ A đến C. Hầu hết công ty đều có nhiều chủng loại hàng tồn khác nhau, để quản lí tồn kho hiệu quả cần định mức giá trị mỗi mặt hàng. Phương pháp ABC giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại hàng hóa theo giá trị và hiệu quả kinh doanh, nhờ đó xây dựng phương pháp dự báo, chuẩn bị và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm mặt hàng khác nhau.
Nguồn gốc của phương pháp này là định luật Pareto: 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Điều này có nghĩa rằng, chỉ 20% hàng hóa mang lại 80% hiệu quả kinh doanh. Nói một cách dễ hiểu, nếu kiểm soát hiệu quả nhóm 20% hàng hóa này sẽ điều khiển được 80% toàn hệ thống hàng hóa.
Theo đó, hàng hóa dựa trên giá trị sẽ chia làm 3 loại:
- Loại A: mặt hàng có giá trị cao hoặc đóng góp vào doanh thu lớn, chiếm từ 70-80% doanh thu và số lượng nhỏ, chiểm khoảng 10% tổng sản lượng hàng hóa. Nhóm hàng A bao gồm các đặc điểm: tính sàn lọc cao, bán chạy nên cần nhập hàng liên tục.
- Loại B: mặt hàng có giá trị trung bình, đem lại 15 – 20% doanh thu cho doanh nghiệp.
- Loại C: mặt hàng giá trị thấp hoặc mức đóng thấp vào doanh thu, chiếm khoảng 5-10% và số lượng lớn, chiếm từ 40% tổng sản lượng hàng hóa.
Phân chia được khái quát tương đương bảng sau:
Ứng dụng phân tích ABC trong quản lí tồn kho như thế nào?
Phân tích ABC giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn vốn hợp lý. Đồng thời, các biện pháp quản lí tồn kho phải tương thích với từng nhóm hàng để mang lại hiệu quả tốt nhất.
- Nguồn vốn để mua A nhiều hơn so với nhóm C, đẩy mạnh đầu tư vào A bằng các hoạt động như Sales, marketing để giá trị lợi nhuận tối ưu nhất.
- Ưu tiên bố trí, sắp xếp và kiểm tra A thường xuyên nhằm đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng A.
- Thường xuyên thiết lập những dự báo về A theo phương diện nhu cầu, mức giá, sản lượng,…để đáp ứng cho thị trường và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Như vậy, phân tích ABC giúp xác định giá trị từng mặt hàng, do đó phân bổ hợp lý các nguồn lực nhằm tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa rủi ro đến từ hàng tồn kho.
Phân tích XYZ: đánh giá sự ổn định của doanh số
Song song với phân tích ABC, kỹ thuật XYZ được sử dụng để nhận định mức độ ổn định của hàng hóa, cụ thể là nhu cầu của khách hàng hoặc doanh số bán ra. Mỗi mặt hàng đều có một hệ số biến thiên trên doanh số, có nghĩa là mức độ sai lệch trung bình về doanh số với chỉ tiêu bán hàng. Theo đó, phân tích XYZ trong quản lí tồn kho được phân loại như sau:
Ứng dụng trong quản lí tồn kho của phân tích XYZ là gì?
Dựa vào mức độ ổn định trong chỉ tiêu doanh số, các nhóm hàng được đánh giá như sau:
- X có mức độ ổn định nhu cầu cao, doanh số biến thiên thấp hoặc hiếm khi xảy ra. Vì vậy, doanh nghiệp có thể thực hiện kế hoạch mua hàng đúng số lượng hoặc chênh lệch không quá lớn so với chỉ tiêu mua hàng trong kì trước để tránh thừa hàng trong kho.
- Y là hàng hóa mức độ ổn định trung bình, theo mùa vụ nên doanh số biến thiên trung bình. Do đó, doanh nghiệp cần phải cân nhắc số lượng trước khi mua hàng.
- Z là hàng hóa không thể dự báo nên doanh nghiệp cần xem xét trước khi ra các quyết định liên quan.
Sự kết hợp của phân tích ABC và XYZ trong quản lí tồn kho
Nhằm quản lí tồn kho và thiết lập các dự báo chính xác và hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên sử dụng kết hợp 2 phương pháp phân tích tồn kho ABC và XYZ. Theo đó, khi kết hợp giữa 2 phương pháp, ta hình thành được bảng sau:
Trong quản lí tồn kho, nhóm hàng A và B thể hiện sự ổn định trong vòng quay vốn của doanh nghiệp. Vì vậy, nhóm hàng này cần được ưu tiên lưu kho và sẵn sàng xuất kho nếu có giao dịch phát sinh.
- Nhóm AX và BX có sự ổn định nhu cầu và mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp, do đó nhóm này phải được lưu trữ đủ hoặc thừa không quá nhiều so với kỳ trước. Hai nhóm hàng này có thể mang lại tiềm năng hiệu quả kinh doanh.
- Nhóm AY và BY tuy đảm bảo vòng quay vốn nhanh nhưng khó quản lí tồn kho. Vì vậy, doanh nghiệp phải luôn có kế hoạch dự phòng hàng hóa trong trường hợp nhu cầu bùng nổ bất chợt.
- Nhóm AZ và BZ có tiềm năng hiệu quả kinh doanh cao nhưng lại khó dự báo. Doanh nghiệp bắt buộc phải kiểm soát tốt để tồn kho không mất cân đối với nhu cầu thị trường.
Ngược lại, nhóm hàng C không mang lại giá trị doanh số lớn cho công ty. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét để hạn chế rủi ro từ nhóm hàng này.
- Nhóm CX: doanh nghiệp có thể giảm bớt lượng hàng nhập vào với số lượng đồng đều qua các kỳ.
- Nhóm CY: cần cân nhắc để mức tồn kho an toàn, phù hợp với tài chính của doanh nghiệp.
- Nhóm CZ: Nên quan sát thêm và cân nhắc loại bỏ để hạn chế rủi ro dư thừa hàng gây giảm lợi nhuận.
Có thể thấy, sự kết hợp của phân tích ABC và XYZ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lí tồn kho. Đồng thời, doanh nghiệp chủ động được nguồn cung ứng nhờ những dự báo tồn kho trong ngắn hạn.