Đã bao giờ bạn tự hỏi điều gì sẽ xảy ra ngay sau khi bạn đặt một đơn hàng trên sàn TMĐT? Toàn bộ quá trình sau khi bạn đặt hàng online cho đến khi bạn nhận được hàng chính là quy trình hoàn tất đơn hàng trong TMĐT. Vậy hoàn tất đơn hàng tự động là gì? Nói một cách dễ hiểu thì đó là toàn bộ quy trình từ tiếp nhận đơn hàng, lấy sản phẩm trong kho, đóng gói và vận chuyển đến tận tay khách hàng.
Nếu xét về khái niệm thì quy trình này có vẻ khá đơn giản, cần một nguồn nhân lực lớn và một hệ thống quản lý dữ liệu chính xác để quy trình vận hành diễn ra trôi chảy. Do đó, tự động hóa toàn bộ giúp cắt giảm chi phí và thu thập các dữ liệu, sau đó đưa ra những quyết định dựa vào đó. Hãy cùng Boxme tìm hiểu từ A-Z quy trình hoàn tất đơn hàng tự động trong bài viết dưới đây!
Order fulfillment (thực hiện đơn hàng) là gì?
Như đã đề cập trước đó, toàn bộ quy trình ngay sau khi khách hàng tạo đơn cho đến khi nhận hàng là quy trình hoàn tất đơn hàng.
Các bước liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng là:
1. Quản lý tồn kho
Tại sao quản lý tồn kho lại trở thành rào cản cho các doanh nghiệp kinh doanh phát triển? Hãy cùng xem những ví dụ thực tế để bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quản lý tồn kho trong quy trình hoàn tất đơn hàng.
Trong thế giới TMĐT, cuộc chiến giữa tồn hàng và hết hàng luôn khiến các doanh nghiệp/ nhà bán hàng phải đau đầu. Theo báo cáo về hoạt động TMĐT, “34% doanh nghiệp giao hàng trễ vì không có đủ hàng trong kho”.
Bạn có thể tưởng tượng được phản ứng dây chuyển do thiếu hàng? Khách hàng hủy đơn do giao trễ, dẫn đến danh tiếng của doanh nghiệp bị ảnh hưởng xấu.
Một cuộc khảo sát cho thấy 24% khách hàng cho biết đã hủy đơn hàng của họ vì thời gian giao hàng chậm trễ. Và khi một khách hàng không hài lòng sẽ gây tác động tiêu cực đến những khách hàng tiềm năng khác.
38% khách hàng nói rằng họ sẽ không bao giờ quay lại mua sắm khi có những trải nghiệm tiêu cực từ dịch vụ giao hàng. Một cuộc khảo sát của Hubspot cho thấy, 81% người tiêu dùng tin tưởng lời khuyên của gia đình và bạn bè khi giới thiệu một dịch vụ/ sản phẩm. Điều đó cho thấy nếu trải nghiệm khách hàng tốt thì doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Ngược lại, trải nghiệm khách hàng không tốt sẽ kéo theo review và feedback không tốt, chắc các bạn cũng hiểu rằng feedback khách hàng ảnh hưởng tới doanh nghiệp kinh doanh lớn như thế nào!
Làm thế nào để tự động hóa tồn kho?
Ví dụ, nếu bạn đang có số lượng 10 cho một sản phẩm, có khách đặt đơn hàng số lượng 30 cho sản phẩm đó thì lúc này tồn kho sẽ là không đủ để đáp ứng nhu cầu mua. Khi đó bạn sẽ không thể từ chối khách đã đặt mua sản phẩm của mình được.
Điều bạn cần ngay từ khi bắt đầu chính là đầu tư một hệ thống quản lý tồn kho cung cấp tính năng tự động hóa. Ví dụ, khi số lượng tồn kho của một sản phẩm chỉ còn dưới 10, hệ thống sẽ tự động thực hiện các chỉ định để tăng số sản phẩm lên từ phía nhà cung cấp. Số lượng tồn kho khi tạo lệnh sẽ được bổ sung ngay lập tức.
Xem thêm: Automated fulfillment – Hướng đi mới cho kinh doanh TMĐT
2. Lưu trữ và Lấy hàng
Nói đơn giản rằng, nếu bạn không lưu trữ các sản phẩm của mình một cách có hệ thống thì việc tìm một món hàng trong kho sẽ giống như mò kim đáy bể. Hàng hóa được phân loại và sắp xếp hợp lý sẽ tránh tình trạng thất lạc, sai tồn kho trong quá trình lấy hàng.
Theo một cuộc khảo sát thì có đến 49% doanh nghiệp có nhân viên chuyên để lấy hàng và kiểm tra đơn hàng. Ngay cả khi thuê được những nhân viên cẩn thận nhất thì các công ty vẫn phải vật lộn với việc sửa chữa lỗi sai.
Khảo sát cũng cho biết thêm, 40% doanh nghiệp cho biết việc số lỗi sai khi lấy hàng và lưu trữ là lý do chính khiến họ lựa chọn một hệ thống quản lý kho hàng.
Làm thế nào để đồng bộ hóa kho lưu trữ?
Nhu cầu tự động hóa kho lưu trữ là quản lý hiệu quả kho hàng của bạn và giảm thiểu thời gian khi lấy sản phẩm được chỉ định từ kho hàng.
Bạn có thể quản lý hàng tồn kho của mình một cách thông minh bằng công nghệ RFID và hệ thống quản lý kho. Việc đọc các thẻ RFID và liên kết nó với phần mềm quản lý kho của bạn sẽ giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn.
Giờ đây trong bảng điều khiển quản lý kho tự động, bạn có thể xem có bao nhiêu hàng tồn và những sản phẩm nào cần được bổ sung. Hơn nữa, toàn bộ quy trình được thực hiện theo thời gian thực thay vì quản lý hàng tồn kho theo định kỳ.
3. Đóng gói và Giao hàng
Không một khách hàng nào muốn nhận được một gói hàng với bọc, hộp nhàu nát. Ngay cả khi họ háo hức nhận món đồ mới đến đâu thì khi nhìn thấy hình ảnh đó chắc sẽ giảm một nửa niềm vui.
Vận chuyển là một trong những rào cản lớn nhất trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Người tiêu dùng hiện nay rất thích và ưu tiên những doanh nghiệp miễn phí vận chuyển. Trên thực tế, một cuộc khảo sát cho chúng ta thấy những dữ liệu liên quan, “53% người mua sắm sẽ thêm hàng vào giỏ hàng nếu phí vận chuyển và thuế quá cao”.
Bạn càng mang lại cho khách hàng nhiều tiện ích thì về lâu dài, họ càng trung thành với bạn. Do đó, bạn nên tìm các đối tác vận chuyển cung cấp các tùy chọn thanh toán khác, ví dụ COD hoặc chuyển khoản,…
Làm thế nào để tự động hóa quy trình Vận chuyển?
Sau khi khách hàng tạo đơn hàng và bưu tá nhận hàng từ kho, việc còn lại là đóng gói và xử lý giao hàng.
Việc đóng gói là một trong những công việc tốn nhiều thời gian và công sức. Tự động hóa toàn bộ quy trình bằng cách sử dụng bằng cách sử dụng robot đóng gói có thể giúp bạn giảm bớt công việc từ quy trình tẻ nhạt này. Trên thực tế, các công ty như Amazon đã triển khai các robot đóng gói hàng như vậy.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp không đủ lực để sử dụng robot để đóng gói hàng thì có thể thuê bên thứ ba để thực hiện quy trình đóng gói và giao cho hãng vận chuyển. Việc thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng đang được nhiều doanh nghiệp TMĐT áp dụng để tiết kiệm chi phí cho nhân viên và máy móc.
Xem thêm: Khái niệm fulfillment
4. Xử lý đơn hàng hoàn
Quá trình thực hiện đơn hàng kết thúc bằng việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Tuy nhiên, trong thời đại này thì việc trả hàng, hoàn hàng và hủy đơn là không thể tránh khỏi. Do đó, quy trình hoàn tất đơn hàng cần phải thêm khâu “Hoàn hàng”. Một nghiên cứu về hành vi của người tiêu dùng liên quan đến việc trả lại đơn đặt hàng cho thấy, “30% tất cả các sản phẩm đặt hàng trực tuyến bị người mua trả lại”.
3 lý do chính khiến người mua trả lại hàng chính là:
– Sản phẩm bị hư hỏng, đổ vỡ
– Nhận nhầm hàng
– Sản phẩm không giống như mô tả
Với những lý do như vậy, rõ ràng người tiêu dùng không có lỗi ở đây. Chính vì vậy người mua hy vọng rằng chi phí chuyển hoàn sẽ được miễn. Nghiên cứu cho thấy, 79% người tiêu dùng muốn trả lại đơn hàng miễn phí. Cũng theo đó, 92% người tiêu dùng có khả năng mua lại sản phẩm nào đó nếu quy trình trả lại hàng diễn ra dễ dàng.
Làm thế nào để tự động hóa quy trình trả hàng?
Tự động hóa quy trình trả hàng là bước cuối cùng trong quy trình thực hiện đơn hàng của bạn. Hàng hóa trả lại cần được đóng gói và lưu trữ lại trong kho và cập nhật số lượng tồn kho.
Bạn có thể tự động hóa quy trình này bằng cách chọn hãng vận chuyển phù hợp dựa trên chi phí, các thông số như trọng lượng và kích thước,…bất cứ khi nào khách hàng trả lại hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng một phần mềm quản lý đơn hàng toàn diện, sản phẩm hoàn trả sẽ được cập nhật lên hệ thống ngay sau khi hãng vận chuyển trả lại đơn hàng. Tồn kho sẽ cập nhật tự động và chi phí đơn hàng sẽ được trả lại cho người mua.
Kết luận
Kinh doanh lĩnh vực TMĐT không hề dễ dàng và quy trình hoàn tất đơn hàng cần rất nhiều lưu ý. Tự động hóa quy trình hoàn tất đơn hàng cho doanh nghiệp TMĐT không chỉ mang lại sự yên tâm cho chính công ty mà còn là một cách hiệu quả để quản lý thời gian và bộ máy vận hành. Bài viết này của Boxme đã giải thích chi tiết về các quy trình khác nhau liên quan đến việc hoàn tất đơn hàng và cách tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và các chi phí liên quan.
Nhận thấy những khó khăn cho doanh nghiệp khi phải tự vận hành quy trình hoàn tất đơn hàng, Boxme cho ra mắt hệ thống Omisell cung cấp giải pháp quản lý bán hàng đa kênh và tự động hoàn tất đơn hàng TMĐT hoàn chỉnh nhất. Thay vì mất chi phí cho nhiều nhân sự cho nhiều khâu hậu cần khác nhau, người bán chỉ cần trả chi phí fulfillment cho mỗi đơn và đối soát hàng tháng. Trải nghiệm Omisell miễn phí ngay tại đây!
