Doanh nghiệp được gì khi áp dụng tự động hóa vận hành (Automated Fulfillment)

Tự động hóa vận hành (Automated fulfillment) không chỉ giảm tải áp lực quản lý cho doanh nghiệp, giảm chi phí vận hành mà còn tác động tích cực đối với tốc độ tăng trưởng doanh thu. Tại bài viết này, Boxme sẽ tổng hợp và đúc kết lại những lợi ích của tự động hóa vận hành mà doanh nghiệp đang bỏ lỡ nếu chưa áp dụng ngay hôm nay!

1. Giảm thiểu công đoạn và công sức vận hành

Quy trình bình thường để vận hành một doanh nghiệp kinh doanh đa kênh với nhiều sản phẩm và đa dạng mẫu mã sẽ bao gồm các bước: 

• Nhận thông tin đơn hàng từ kênh bán
• Kiểm tra sản phẩm, tồn kho
• Bấm xác nhận đơn hàng
• Tạo vận đơn của kho, hãng vận chuyển
• In vận đơn
• Bàn giao cho hãng vận chuyển
• Kiểm tra hành trình
• Chăm sóc khách hàng
• Giải quyết khiếu nại,…

Khi đó, cần ít nhất 3 – 4 nhân viên để xử lý toàn bộ quy trình với điều kiện không có quá nhiều đơn hàng/ ngày. 

Khi doanh nghiệp áp dụng tự động vận hành thì chỉ cần 1-2 làm những việc kiểm tra, đối soát, chăm sóc khách hàng, các công việc còn lại sẽ tự động chỉ trên một hệ thống, một màn hình và bất kỳ ai cũng có thể theo dõi. 

>>> Xem thêm: Automated Fulfillment áp dụng cho doanh nghiệp ở quy mô nào?

2. Không còn “lấy công làm lãi”

Tư duy của đa số các doanh nghiệp Việt Nam là lấy sức người để bù cho phần lợi nhuận khi tăng trưởng. 

Ví dụ khi doanh nghiệp của bạn đang có 50 – 100 đơn/ngày thì chỉ cần 2 người là có thể hỗ trợ vận hành, giải quyết các công việc. Tuy nhiên khi số đơn hàng tăng lên 1000 đơn/ngày thì sẽ cần 20 người để xử lý đơn hàng và các công việc liên quan. 

Đây là tư duy khó có thể giúp tăng tốc trong thời đại “nhanh nhất có thể” như hiện nay. Việc các doanh nghiệp cần làm chính là tự động hóa, khi mà chỉ cần 1,2 người xử lý 100 hay 1000 đơn vẫn có thể giải quyết được công việc trơn tru.

3. Kiểm soát dựa trên con số

Thông thường các doanh nghiệp nhìn vào báo cáo theo mô hình “phễu” (cấp dưới báo cáo cho cấp trên). Chính vì vậy các quyết định đưa ra hơi có phần chủ quan. Khi các con số đều thể hiện trên một bảng điều khiển thì đó chính là lợi ích của automated fulfillment (tự động vận hành) mang lại.

Khi có thay đổi về con số, tình trạng về sản phẩm, đơn hàng đều trên hệ thống một cách chính xác. 

4. Chuyên nghiệp hóa vận hành

Vận hành doanh nghiệp và vận hành kho vận là hai quy trình khác nhau, nếu không được đào tạo theo quy chuẩn thì sẽ không làm được việc của nhau. 

Khi sử dụng dịch vụ tự động vận hành của bên thứ ba, mọi quy trình sẽ được thực hiện bởi hệ thống chuyên nghiệp trong lĩnh vực fulfillment, giảm thiểu tối đa sai sót và tiết kiệm tối đa thời gian.

5. Mở rộng quy mô doanh nghiệp – tăng trưởng không giới hạn

Theo cách truyền thống, mỗi doanh nghiệp khi tăng trưởng sẽ cần thêm nguồn nhân lực, tuy nhiên quản lý con người sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh. 

Ví dụ về vấn đề đơn hàng, số lượng đơn mỗi ngày là không cố định vì sẽ có ngày nhiều ngày ít. Nguồn nhân lực cũng không ổn định (có nhân viên nghỉ đột xuất, thừa nhân viên, tăng ca nếu nhiều đơn…). Những việc này đều gây ảnh hưởng nhất định lên đội ngũ vận hành.

Nếu áp dụng tự động vận hành, doanh nghiệp sẽ không mở rộng quy mô bằng con người mà mở rộng bằng hệ thống. Bạn có thể đăng sản phẩm lên bán ở bất kỳ kênh nào, bất kỳ quốc gia nào được kết nối mà đều có thể quản lý được trên hệ thống.

Làm thế nào để tự động hóa vận hành (Automated Fulfillment)?

Để doanh nghiệp fulfillment tự động hóa theo một quy chuẩn cần có một hệ thống hỗ trợ bán hàng đa kênh, đa sàn để tiếp nhận đơn hàng tự động. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải được kết nối với đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp để xử lý các đơn tự động bên cạnh việc sử dụng dịch vụ fulfillment của các sàn. 

Khi làm được hai điều này, dữ liệu về tồn kho, sản phẩm, đơn hàng sẽ nằm trên một hệ thống. Automated Fulfillment sẽ giúp việc quản lý tồn kho, đồng bộ, xử lý đơn hàng và vận chuyển siêu tốc trở nên dễ dàng hơn để doanh nghiệp đầu tư nhiều thời gian và chi phí cho những hoạt động kinh doanh khác.

Kết nối với những kênh bán hàng đầu Đông Nam Á như Shopee, Lazada, Tokopedia, Shopify và hơn 50 đơn vị vận chuyển, Boxme đưa ra phiên bản thử nghiệm cho phần mềm Omisell – cung cấp giải pháp quản lý bán hàng đa kênh và tự động hoàn tất đơn hàng TMĐT hoàn chỉnh nhất. 

Thay vì mất chi phí cho nhiều nhân sự cho nhiều khâu hậu cần khác nhau, người bán chỉ cần trả chi phí fulfillment cho mỗi đơn và đối soát hàng tháng chỉ trên một hệ thống duy nhất. Trải nghiệm Omisell miễn phí ngay tại đây!