Có chiến lược tồn kho có thể giúp giảm rủi ro tồn kho, bao gồm giảm thiểu chi phí tồn kho cao. Nhưng theo dõi chi phí hàng tồn kho từng ngày có thể là một thách thức vì có nhiều thành phần liên quan đến chi phí tổng thể.
Trong bài viết này, BOXME sẽ chỉ ra các loại chi phí liên quan đến tồn kho, cách làm thế nào để theo dõi và tính toán chi phí này. Và từ đó bạn có thể quản lý tồn kho tốt hơn bằng cách hiểu các nhân tố hay chi phí chính ảnh hưởng đến giá.
Chi phí hàng tồn kho là gì?
Chi phí tồn kho bao gồm chi phí liên quan đến việc mua, lưu trữ và quản lý hàng tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng thương mại điện tử.
Chi phí hàng tồn kho cũng bao gồm cả chi phí lưu kho, cũng như chi phí lưu trữ hàng hóa thành phẩm chưa bán được.
Vì sao chi phí tồn kho quan trọng?
Tập trung theo dõi chi phí hàng tồn kho là một trong những đầu công việc quan trọng nhất cần chú ý. Khi quá nhiều vốn bị ràng buộc bở hàng tồn kho, nó có thể tác động tiêu cực đến lợi nhuận của bạn.
Có những tư duy chính xác vầ việc bạn đang chi tiêu bao nhiều tiền cho hàng tồn kho có thể giúp bạn hiểu cách quản lí các chi phí bài bản hơn – giữ cho chi phí tổng thấp và lợi nhuận của bạn cao.
- Chi phí tồn kho giúp đưa ra những dự đoán số liệu chính xác, cải thiện mức tồn kho
- Thực hiện các chiến lược để tiết kiệm chi phí lưu kho và kho bãi (ví dụ: phân chia kho hàng)
- Thực hiện các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho nhất quán để theo dõi chênh lệch hàng tồn kho
Danh mục 3 loại chi phí hàng tồn kho chính
Có ba loại chi phí hàng tồn kho chính: chi phí đặt hàng, vận chuyển và chi phí tồn kho.
Việc hiểu các loại phí liên quan đến tồn kho có thể giúp bạn tìm ra cách tốt nhất để the dõi, quản lý tổng chi phí đầu tư vào hàng tồn kho.
Chi phí đặt hàng
Khi bổ sung hàng tồn kho, nhiều chi phí phát sinh bổ sung thường bị bỏ qua hoặc loại bỏ.Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí nhân công, giấy tờ, quy trình thủ tục và các khoản phát sinh khi đặt đơn hàng.
Hãy nhớ rằng bạn không chỉ thanh toán cho lô hàng tồn kho mới, bạn còn thanh toán cho phí giao hàng, phí nhân sự nhận hàng tại kho và các khoản phí khác.
Giá có thể bị cộng dồn lên, điều đó cũng có nghĩa là không chỉ thể nhìn vào chi phí đặt hàng mà còn cả chi phí vận chuyển hàng tồn kho đến nhà kho hoặc địa điểm của đơn vị hoàn tất đơn hàng, cộng thêm với chi phí nhận và lưu trữ hàng tồn kho sau khi nhận được hàng (chi phí này bao gồm cả nhân công)
Chi phí bảo tồn hàng tồn kho
Chi phí vận chuyển hàng tồn kho bao gồm tất cả các chi phí kinh doanh liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho. Tổng số chi phí bao gồm những chi phí liên quan đến kho bãi, tiền lương, vận chuyển và xử lí, thuế, và bảo hiểm cũng như khấu hao, hao hụt, và chi phí cơ hội.
Chi phí bảo tồn hàng tồn kho có thể dựa trên loại sản phẩm mà bạn đang bán và chi phí tồn kho. Loại phí này đã bảo gồm các loại phí như thuế, bảo hiểm, lương nhân công và tiền thuê nhà kho.
Trong nhiều trường hợp, bạn có thể phải trả chi phí cho hàng hóa bị hư hỏng hoặc thiệt hại, điều này càng làm tăng chi phí bảo tồn hàng tồn kho của bạn.
Chi phí thiếu hụt
Chi phí tồn kho thể hiện sự thiếu hụt về thu nhập và các chi phí bổ sung do thiếu hụt hàng tồn kho.
Có thể nói dễ hiểu rằng giả sử bạn hết một mặt hàng cụ thể nhưng thông tin không được cập nhật kịp thời trên cửa hàng của bạn. Vì vậy, các đơn đặt hàng vẫn tiếp tục được xử lý. Khách hàng sau đó sẽ được thông báo về việc hết hàng và sau đó bạn phải hoàn lại tiền cho khách.
Doanh nghiệp của bạn chính là người phải chịu chi phí hoàn tiền, chi phí hậu cần ngược và đương nhiên đơn hàng đó lỗ.
6 loại chi phí hàng tồn kho
Khi tính toán tổng chi phí hàng tồn kho, bạn cần theo dõi nhiều khoản chi phí khác nhau để hiểu bạn đang tốn bao nhiêu tiền cho hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định.
Chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho đề cập đến chi phí duy trì hệ thống lưu trữ hàng tồn kho. Điều này có thể bao gồm các chi phí định kỳ như tiền thuê nhà, tiện ích, an ninh và tiền lương của nhân viên.
Bạn cần chú ý đền chi phí lưu kho có thể tăng rất nhanh nếu bạn lưu trữ hàng tồn kho quá lâu. Đặc biệt là có nhiều loại hàng tồn kho có thể không bán được nữa ví dụ như một số mặt hàng hỏng hoặc hết hạn.
Đối với những hàng tồn kho không thể bán, chỉ đến khi chúng được cho đi hoặc tiêu hủy thì việc bạn giữ chúng quá lâu có thể nhanh chóng ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn do chi phí cao hơn và doanh số bán hàng ít hơn.
Chi phí vốn
Chi phí vốn là chi phí tổng cần thiết thực tế để có thể lưu trữ hàng tồn kho.
Loại chi phí này có thể bao gồm nhiều loại chi phí, ví dụ như thuê không gian kho hàng. Chi phí vốn là chi phí đắt điển hình cho các loại chi phí liên quan mà doanh nghiệp phải chi trả.
Đôi khi, bạn có thể gặp phải tình huống thiếu không gian kho hàng để lưu trữ hàng hóa. Tăng không gian kho hàng để có thể đáp ứng nhu cầu lớn hơn chính là một loại chi phí. Điều này cũng cho thấy rõ việc bạn cần nắm được không gian kho để hàng hóa và liên tục cập nhật nhiều lần trong vòng một năm.
Trộm cắp và gian lận
Bạn cũng cần chí ý đến chi phí giảm hàng tồn kho do các hoạt động tội phạm, chẳng hạn như trộm cắp và gian lận.
Những nhân viên không trung thực và khách hàng xấu tính có thể gây ra những mối hiểm họa đối với chi phí kho, điều quan trọng là tăng cường đầu tư của bạn vào các giải pháp bảo mật để bảo vệ khỏi những mối đe dọa này.
Chi phí ( Thuế và bảo hiểm )
Doanh nghiệp cũng phải xem xét chi phí trả cho thuế và bảo hiểm. Việc tránh những chi phí này có thể có những tác động nghiêm trọng đến doanh nghiệp của bạn.
Vì chi phí và yêu cầu thực tế có thể khác nhau đối với từng ngành, chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm hướng dẫn hoặc đối tác chuyên nghiệp khi cần giải quyết các vấn đề chi phí này.
Sản phẩm hỏng và lỗi thời.
Hàng tồn kho có thể bị hỏng hóc trong quá trình lưu kho, điều này dẫn đến chi phí phát sinh cho mặt hàng đó cao.
Hơn nữa, có nguy cơ hàng tồn kho trở nên lỗi thời, điều này có thể xảy ra khi bạn có quá nhiều hàng tồn kho chưa bán và vòng đời của sản phẩm đã kết thúc.
Đến cuối cùng doanh nghiệp vẫn cần trả rất nhiều chi phí cho những sản phẩm này vì họ vẫn cần trả chi phí lưu trữ và vận chuyển hàng hóa.
Ngân sách đầu tư kém
Khi bạn triển khai đầu tư vào quản lý hàng tồn kho mà không có một kế hoạch và khoản đầu tư chính xác, bạn có thể mất rất nhiều tiền.
Ví dụ, nếu bạn mua hàng tồn kho mà không dự đoán trước lượng hàng tồn kho mà bạn cần, bạn có thể gặp vấn đề vì thực sự bạn không cần số hàng tồn kho này. Việc này về lâu dài sẽ khiến bạn chịu chi phí đối với những sản phẩm không bán được hàng.
Theo dõi lịch sử đặt hàng và có hệ thống liên tục theo dõi cập nhật số liệu mới nhất có thể giúp bạn cải thiện dự báo nhu cầu, giúp bạn không cần chi quá tay cho hàng tồn kho.
Sai lầm về chi phí hàng tồn kho phổ biến
Tính toán chi phí hàng tồn kho không cần thiết có thể gây ra sự phức tạp cho doanh nghiệp của bạn.
Tuy nhiên, nếu bỏ qua, nó có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng trong các khâu khác nhau trong quản lý hàng tồn kho của bạn.
Dưới đây là một số sai lầm về chi phí hàng tồn kho mà bạn nên tránh.
Quản lý hàng tồn kho sau khi ra mắt sản phẩm
Một quan niệm sai lầm phổ biến rằng bạn chỉ nên quản lý hàng tồn kho của mình sau khi sản phẩm ra mắt.
Điều này có thể khiến bạn có nguy cơ phải đối phó với chi phí đắt đỏ của các vấn đề hàng tồn kho và các vấn đề về nguồn cung cấp.
Ví dụ: bạn có thể hết hàng ngay sau khi ra mắt, vì vậy nếu bạn không lường trước được điều này, có thể mất vài tháng để sản xuất và bổ sung. Điều đó có nghĩa là bạn có thể có nguy cơ mất khách hàng tiềm năng trong thời gian chờ đợi lâu dài.
Bỏ qua việc quản lý hàng tồn kho trong khi làm dự báo
Mặc dù dữ liệu bán hàng trước đây thường được sử dụng khi dự báo doanh số bán hàng trong tương lai, nhưng dữ liệu này không đủ để đưa ra dự đoán chính xác.
Nhiều công ty đánh giá thấp tầm quan trọng của phần mềm quản lý hàng tồn kho trong quá trình dự báo. Nhưng thực tế phần mềm này cung cấp cho bạn những hiểu biết quan trọng để duy trì mức tồn kho tối ưu tại kho của bạn.
Hệ thống theo dõi hàng tồn kho chính xác có thể giúp bạn theo dõi hiệu suất SKU, thời gian trung bình để nhận hàng tồn kho mới, tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, v.v., vì vậy bạn có thể đưa ra dự đoán chính xác về thời gian và số lượng cần bổ sung hàng tồn kho.
Quy trình quản lý hàng tồn kho
Nhiều doanh nghiệp đã mắc sai lầm khi để quy trình quản lý hàng tồn kho của họ cho “chuyên gia nội bộ”. Trong đó, chỉ một số ít nhân viên có thể xử lý việc theo dõi và đặt hàng hàng tồn kho của bạn, điều đó sẽ hạn chế khả năng hiển thị của chuỗi cung ứng.
Do đó, bạn có nhiều khả năng gặp phải tình trạng tắc nghẽn gây ra sự chậm trễ trong việc cung cấp hàng trong kho, điều này cuối cùng làm tăng thêm chi phí hàng tồn kho của bạn.
Sử dụng đúng phần mềm kiểm kê mà mọi người có thể sử dụng sẽ đảm bảo khả năng hiển thị và phối hợp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm vì họ có thể tận hưởng khả năng theo dõi khoảng không quảng cáo được cải thiện.
Luôn mua hàng với số lượng lớn
Mua hàng với số lượng lớn thường giúp bạn tiết kiệm tiền, nhưng đó không hẳn là ý tưởng tốt nhất nếu bạn không sử dụng hoặc bán các mặt hàng trước ngày hết hạn.
Cuối cùng bạn sẽ chỉ mất tiền cho những mặt hàng không bán được đã trở nên lỗi thời hoặc hết hạn.
Hàng dự trữ quá ít
Ngược lại với việc mua hàng với số lượng lớn, một số doanh nghiệp lại cố gắng tiết kiệm tiền bằng cách hạn chế số lượng hàng dự trữ mà họ có.
Tuy nhiên, điều này vẫn tốt hơn là bổ sung quá nhiều hàng và số lượng hàng này khoogn được kiểm tra.. Nhưng nếu sản phẩm của bạn luôn trong tình trạng hết hàng do nhu cầu thấp, bạn sẽ khiến khách hàng thất vọng và đánh mất họ trước đối thủ cạnh tranh.
Đánh giá thấp sự cần thiết của phần mềm quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một quá trình phức tạp. Chỉ dựa vào bảng tính và quy trình thủ công là chưa đủ, những quy trình này có thể không hiệu quả và dễ mắc sai lầm.
Các giải pháp mới và một chiến lược kiểm kê hợp lí có thể giúp bạn thoát khỏi những tình huống khó khăn này.
Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian và có kế hoạch dự phòng cho các vấn đề tiềm ẩn về hàng tồn kho sẽ giúp bạn chuẩn bị cho các tình huống có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
3 nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tồn kho
Bên ngoài các yếu tố có thể dự đoán được như là thuế, bảo hiểm hay các chi phí phát sinh giấy tờ. Vẫn có nhiều nhân tố không ngờ ảnh hưởng đến chi phí tồn kho của bạn.
1. Chậm trễ trong việc vận chuyển
Thời tiết khắc nghiệt và những gián đoạn không lường trước khác có thể gây ra sự chậm trễ trong việc vận chuyển hàng hóa đến kho của bạn.
Gần đây, tác động của đại dịch đối với vận tải hàng hóa và vận tải biển là rất lớn. Nhiều công ty đã bị ảnh hưởng bởi chuỗi cung ứng bị tắc nghẽn do sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển, dẫn đến việc dự trữ hàng hóa đắt đỏ và kinh doanh thua lỗ.
2. Nguồn cung đột ngột thay đổi
Mọi doanh nghiệp đều đã từng trải qua sự thay đổi đột ngột về nhu cầu hàng hóa do một số yếu tố. Các áp lực dư luận, thông tin báo chí có thể dẫn đến nhu cầu giảm mạnh, trong khi đánh giá tích cực của những KOLS, người có ảnh hưởng có thể có tác dụng làm nhu cầu gia tăng.
Ngoài ra, các vấn đề chính trị và các yếu tố khác cũng có thể dẫn đến thay đổi nhu cầu bất ngờ, điều sớm muộn sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu mua hàng trước tiên và sau đó là ảnh hưởng chi phí hàng tồn kho của bạn.
3. Tỉ lệ không gian trống của kho hàng thấp
Khi không gian nhà kho trở nên chật chội, việc giảm tải hàng hóa và nhường chỗ cho các sản phẩm xu hướng trở nên khó khăn hơn.
Do đó, các nhà bán lẻ phải dùng đến các giải pháp tác động đến chi phí tồn kho của họ. Ví dụ, chi phí thuê mặt bằng mới hoặc loại bỏ kho cũ, việc này có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí hàng tồn kho nói chung.
3 mẹo để giữ chi phí hàng tồn kho ở mức thấp
Bất chấp tất cả các yếu tố và thách thức kể trên, bạn vẫn có thể thực hiện các biện pháp dưới đây để giữ cho chi phí hàng tồn kho của mình ở mức thấp.
Sắp xếp lại kho một cách thích hợp
Sử dụng nhiều cách sắp xếp hàng tồn kho phù hợp, bạn có thể dự trữ hàng tồn kho tối đa và phù hợp tốt hơn. Bạn nên đảm bảo rằng bạn không đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít hàng để tránh chi phí cao khi dự trữ hàng hoặc là tồn kho quá nhiều hàng – việc này gây ra tình trạng không có chỗ trống trong kho.
Ví dụ: BOXME sẽ sử dụng dự báo và phân tích để đảm bảo rằng bạn luôn duy trì mức tồn kho tối ưu.
Bằng cách cập nhật số liệu tồn kho chính xác và thông báo sắp xếp lại kịp thời, bạn có thể bổ sung hàng hóa của mình một cách hiệu quả, tận dụng tối đa kho hàng.
Loại bỏ hàng hóa không bán được
Trước khi bạn biến hàng tồn kho chưa bán được thành doanh thu, chi phí vận chuyển có thể đã nhanh chóng ăn mòn lợi nhuận của bạn nếu hàng tồn kho nằm trên kệ quá lâu.
Đảm bảo chủ động theo dõi và loại bỏ việc tích lũy hàng tồn kho để giải phóng không gian lưu trữ quý giá cho các mặt hàng bán chạy hơn.
Thận trọng với những chương trình khuyến mãi khi quản lý hàng tồn kho
Một số nhà cung cấp có thể đưa ra các ưu đãi “mua một tặng một” để loại bỏ hàng tồn kho không mong muốn.
Mặc dù điều này thoạt đầu có vẻ hấp dẫn, nhưng nó cũng có thể làm tăng thêm chi phí hàng tồn kho của bạn vì chi phí ghi sổ của bạn sẽ tăng lên.
Hãy chắc chắn rằng bạn tránh được việc dự trữ quá nhiều chỉ vì bạn có một số lượng lớn. Thay vào đó, hãy tuân theo chiến lược quản lý hàng tồn kho ban đầu của bạn để tránh chi phí quá cao do dự trữ quá nhiều.
Ngoài ra, để tận dụng các số liệu hàng tồn kho hiệu quả, cập nhật nhanh chóng để có thể đưa ra những phương án giải quyết tồn kho hợp lí, bạn có thể tham khảo việc kết nối với các bên đối tác như BOXME.
Bạn có thể tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại:
Hoặc nếu bạn là doanh nghiệp bán hàng thương mại điện tử đa kênh, bạn cũng có liên hệ Omisell để được tư vấn
Về Boxme: Boxme là nhà cung cấp dịch vụ hậu cần hỗ trợ thương mại điện tử hàng đầu tại Đông Nam Á, giúp triển khai hàng loạt các chiến dịch bán hàng online cho hơn 600 nhãn hàng tiêu biểu tại khu vực như Tefal, Panasonic, AHC, Merzy, Colgate, Highland…
